信息工程系学生会档案管理制度

为使学生会档案管理规范化，对学生会各种文字材料实行科学有效的管理，形成一定的历史资料，为今后的学生会工作提供必要的依据和经验、教训，特制定学生会档案管理制度。

1、 学生会办公室负责档案管理工作，对学生会的文件、会议记录活动资料、报刊及其他形式的材料进行分类、归档并实施有效的管理；对各项工作进行综合总结。

2、学生会档案分类为：各级文件类（包括各项规章制度及人事调整文件）、工作计划及总结类、会议记录类、各部门活动资料类、学生会成员档案类、学生会奖惩档案类(集体/个人)、报刊类、其他等几类。

    3、学生会各职能部门各学期初必须递交一份本部工作计划，并归入学生会档案。

4、学生会各职能部门在任期届满时须递交一份工作总结，介绍任职期间的工作内容、计划落实情况及经验教训，并归入学生会档案。 

5、学生会各职能部门举行活动，应将财务预算、策划交主席团审核，并将相关资料（包括提案、策划、财务预算、活动安排、学生活动宣传资料、活动参与者及活动结果等，重要活动须附活动总结）送交办公室存档，资料送交应及时、主动、完整。

6、学生会各项综合性的、大型的学生活动及各职能部门的重要活动均须落实专人进行摄影，由活动主要负责人负责落实，活动后的数码照片须及时送交办公室存档。

7、学生会各项规章制度的制定和修改由主席团负责主持和落实，相关文字材料由办公室存档。

    8、学生会主席团会议、部长会议的会议记录均须交办公室存档。

9、各级用于外联和学生会内部交流的报刊，对外交流的刊物，均由办公室统一管理，任何人不得私自占有。

10、学生会由于工作出色而集体获得奖品、纪念品，作为工作成绩的体现，必须由办公室保存和管理，不得遗失；个人获得的奖品等有个人保管。

11、学生会档案资料不得随意外借。任何部门或个人如确需借用，须向办公室递交正式的书面借条，并征得办公室主任同意，重要资料的借出须征得主席同意。所借资料均须在规定时间内归还。任何用个人原因导致档案资料的遗失，都将追究其个人相应责任。

   12、新一届学生会成立后应将学生会档案移交新一届办公室管理。